Macro trong Excel là gì? Hướng dẫn cụ thể cách tạo và chạy Macro
I. Macro là gì và Ví dụ của Macro trong Excel
Macro trong VBA (Visual Basic for Applications) hay còn gọi là VBA Macro là những chương trình nhỏ giúp bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại hoặc tốn nhiều thời gian trong Excel. Thay vì bạn sẽ là người thực hiện chúng mọi lúc thì Macro sẽ thay bạn làm điều đó. VBA là ngôn ngữ lập trình được tích hợp sẵn trong Excel và nó cho phép bạn tạo các macro mạnh mẽ có thể tương tác với dữ liệu, thực hiện tính toán, tạo báo cáo, v.v.
Ví dụ về Macro VBA
- Định dạng dữ liệu đồng bộ trên nhiều trang tính
VD : tạo macro đặt tất cả các cột độ rộng, phông chữ, màu sắc cho trang tính tùy chọn
- Tạo báo cáo dựa trên dữ liệu nhiều trang tính
VD: tạo một macro trích xuất dữ liệu từ nhiều trang sheet và kết hợp dự liệu đó thành một báo cáo tóm tắt
- Tự động hóa các tác vụ nhập dữ liệu
VD: tạo macro tự động hóa nhập công thức, sao chép và dán dữ liệu hoặc nhập dữ liệu từ các nguồn
- Tự động hóa quy trình tạo biểu đồ
VD: tạo macro tạo biểu đồ dựa trên phạm vi dữ liệu do người dùng chọn
- Tự động hóa các tác vụ quản lý file
VD: tạo macro tự động hóa lưu file trong một thư mục cụ thể, tạo bản sao lưu hoặc nén file cho email.
- Tạo các hàm tùy chỉnh thực hiện các phép tính hoặc tác vụ cụ thể
VD: tạo macro có thể tạo những hàm tùy chỉnh để tính toán một số liệu cụ thể hoặc thực hiện các tác vụ cụ thể dựa trên đầu vào của người dùng
Lợi ích chung của việc sử dụng macro trong Excel:
- Luôn luôn định dạng mặc định cho một vùng dữ liệu tùy chọn.
- Phục vụ tự động cho công việc nhờ các tính năng đã cài đặt sẵn.
- Có thể chỉnh sửa cho phù hợp bất cứ lúc nào.
II. Cách tạo Macro trong Excel
Lưu ý: Hãy nhớ điều quan trọng này trước khi tạo 1 macro, trình ghi record sẽ ghi lại hầu hết tất cả những thao tác bạn thực hiện. Nếu bạn ấn nhầm vào 1 nút nào đó thì giải pháp duy nhất để khắc phục là phải thực hiện lại từ đầu. Cho nên hãy thực hiện Macro bám sát theo những bước này.
1. Tạo Macro trong Excel
Lưu ý về Macro:
Dưới đây là một số mẹo bổ sung cần ghi nhớ khi ghi và chạy macro:
- Đảm bảo lập kế hoạch macro trước khi bắt đầu ghi để bạn biết mình muốn ghi những hành động nào.
- Kiểm tra kỹ lưỡng macro của bạn để đảm bảo rằng nó hoạt động như mong đợi.
- Hãy cẩn thận khi sử dụng các macro liên quan đến việc xóa hoặc sửa đổi dữ liệu, vì các lỗi có thể khó hoàn tác.
- Ghi lại macro của bạn để bạn và những người khác có thể hiểu những gì nó làm và cách sử dụng nó.
Để tạo 1 Macro bạn làm như sau:
Đầu tiên bạn phải có thẻ Developer trong Excel “ Mở thẻ Developer trong VBA Excel “
Bước 1: Trong thẻ Developer => nhóm Code => chọn Record Macro
Bước 2: Trong Record Macro, xử lí các phần sau :
þ Trong mục Macro name, điền tên theo ý muốn và và chọn nơi lưu trữ macro
Lưu ý khi điền tên:
Không điền dấu, không dùng dấu cách, dùng dấu “_” thay thế cho dấu cách
þ Chọn một "phím tắt", nếu muốn, hoặc để trống trường này.
Trong mục Shortcut key, nên điền phím cố định là phím “m”. Vì khi phím tắt này trùng với các phím tắt mặc định, chẳng hạn như Ctrl + z, bạn sẽ mất đi tính năng Ctrl + z có sẵn trong Excel (Undo).
Lưu ý:
Vì phím Ctrl đã có sẵn nên khi thiết lập lệnh bạn chỉ cần nhấn các phím tắt còn lại. VD: Ctrl + M thì bạn chỉ cần nhấn phím M
Còn nếu viết hoa chữ "M" thay vì ghi là "m" thì Excel sẽ hiểu là Shift + M.
þ Trong Store macro in, chọn vị trí bạn muốn đặt bản ghi.
þ Trong mục Description, ghi những ghi chú về bản ghi => Nhấn OK.
2.Chạy Macro trong Excel
Nhấn vào thẻ Developer => Ở phần Code => chọn Macros => chọn Macro muốn chạy => nhấn vào Run.
Trong đó:
- Run: Là chạy lệnh Macro đã thiết lập
- Step Into: Được sử dụng khi gỡ lỗi macro. Nó cho phép bạn lướt qua mã macro từng dòng một và kiểm tra giá trị của các biến và biểu thức (Khi xong ấn F5 để chạy toàn bộ hoặc ấn F8 để chạy từng dòng lệnh).
- Edit: Chỉnh sửa macro đã chọn. Khi bạn nhấp vào "Edit", cửa sổ "Visual Basic Editor " sẽ mở ra, nơi bạn có thể xem và chỉnh sửa code macro.
- Create: Tạo 1 Macro mới
- Delete: Xóa Macro (Một khi xóa là không thể khôi phục)
- Options: Cho phép bạn chỉ định các tùy chọn cho macro đã chọn, chẳng hạn như mô tả hoặc phím tắt. Khi bạn nhấp vào "Options", hộp thoại "Options Macro" sẽ mở ra.
3. Lưu Macro trong Excel
Bước 1: Bấm vào Visual Basic
Lưu ý:
- Lưu được Macro trước hết phải dừng ghi macro trước.
- Trong lúc Lưu, tuyệt đối không được tắt trang tính Excel vì điều đó sẽ gây ra mất hoàn toàn dữ liệu bạn đã ghi vào Macro từ trước.
Bước 2: Nhấp vào dấu cộng [È] ở trước mục Modules => Chọn Module 1
Bước 3: Nhấp chuột phải vào phần Module => chọn Export File
Bước 4: Hộp thoại Export File hiện lên => Chọn nơi để lưu file => Nhấn Save
Lưu ý: Hãy nhớ vẫn phải Lưu trang tính đang sử dụng.
Bước 5: File Macro sẽ được lưu dưới đuôi ".bas"
4. Dừng Ghi Macro trong Excel
Lưu ý: Nhấn dừng sẽ không ảnh hưởng hay xóa bất kỳ tác vụ nào của Macro mà đã thiết lập sẵn
Ngừng việc Record, chọn thẻ Developer => nhóm Code => chọn Stop Recording.
5. Xóa Macro trong Excel
Lưu ý: Một khi đã Xóa thì có thể xóa hoàn toàn tất cả thao tác bạn đã ghi trên Excel nhưng sẽ không ảnh hưởng đến dữ liệu ban đầu.
Tìm file Macro đã lưu => Nhấn chuột phải => Chọn Delete.
Hãy xem kỹ và bám sát theo hướng dẫn của Excelpython nhé. Bạn sẽ tạo và chạy một bản Macro trong Excel một cách dễ dàng.
Nếu thấy hay hãy chia sẽ cho bạn bè cùng xem nhé !
Bạn có bài hướng dẫn này hữu ích không?